«Задачи – не мечты, про них непозволительно «забывать» (проект автоматизации управления задачами «Завода систем охлаждения»)

Успешные предприятия Беларуси потому и успешны, что в любых экономических ситуациях занимаются инновационной деятельностью, постоянно  ищут пути улучшения качества продукции и услуг, оптимизируют бизнес-процессы. Это позволяет им оставаться в лидерах, подтверждая свою надежность и конкурентоспособность.

Проекты по оптимизации деятельности на крупных производственных предприятиях – это всегда серьезный шаг, требующий от руководства уверенности и воли для того, чтобы новации внедрились и заработали так, как это было задумано.

timashkovО своем опыте внедрения в деятельность производственного предприятия нового формата внутренних коммуникаций и управления задачами рассказывает руководитель ООО «Завод систем охлаждения», успешный бизнесмен (ТОП-200 самых успешных и влиятельных бизнесменов Беларуси), а также совладелец элитного Теннисного клуба ВИМС в Минске Иван Тимашков.

***

СПРАВКА. ООО «Завод систем охлаждения» (старое название «Завод теплообменного оборудования») проектирует и серийно производит радиаторы для охлаждения в различных системах двигателей большой мощности: дизелей тепловозов, карьерных самосвалов, комбайнов, тракторов, силовых агрегатов для привода буровых установок, тягово-энергетических установок, дизель генераторов, блочно-транспортабельных электростанций, трансформаторов переменного тока в тяговых установках, компрессорных станций.

В настоящий момент партнерами компании являются железные дороги и предприятия машиностроительного комплекса в Беларуси, России, Казахстане, Украине, Узбекистане, Туркмении, Грузии, Азербайджане, Киргизии, Молдове, Германии, Литве, Латвии, Эстонии, Польше, Гвинее, Монголии, Кубе, Сирии.

***

Иван Борисович, многие предприятия, особенно у нас в Беларуси, сегодня находятся в так называемой «ловушке бедности». Это когда без инноваций и модернизации дальше не продвинешься, но денег на эти изменения нет (или мало, а кажется, что их надо много). Скажите, как вы предложили бы действовать в такой ситуации?

Мне трудно давать рекомендации – надо изучать каждый конкретный случай. Но из своего опыта могу сказать, что для достижения эффекта модернизации такие проекты должны быть комплексными, захватывать, в идеале, все службы и подразделения. Иначе «слабые звенья» системы могут свести на нет все усилия и затраты. Вы можете закупить новейшее оборудование и начать выпускать более качественный продукт, но без отлаженной системы продаж дело может «не пойти». Поэтому важно также серьезно отлаживать эффективную систему внутренних процессов между всеми службами.

Наше предприятие давно в ряду успешных в Беларуси. Нашими клиентами и партнерами являются компании стран СНГ, Евросоюза, Ближнего Востока. Наши производственные линии оснащены самым современным оборудованием, мы выстроили эффективные бизнес-процессы, повышаем стандарты качества. Успех на международном рынке нам обеспечивает команда высококлассных специалистов — каждый в своей сфере. Но чтобы этот успех был прочен, крайне важно, чтобы все сотрудники работали как единая команда.

На таком большом предприятии, как наше, вопрос повышения эффективности внутренних коммуникаций всегда актуален. Мировой кризис только подстегнул нас еще активнее заниматься этими вопросами. Поэтому полтора года назад мы реализовали на своем предприятии проект в сфере внутренних рабочих коммуникаций.

В основной перечень поставленных нами задач по оптимизации внутренних коммуникаций входили:

  • внедрение более эффективного формата работы с задачами;
  • автоматизация внутреннего документооборота;
  • оптимизация загрузки собственного транспорта с подробной отчетностью по его работе.

В комплексе с решением основных задача мы рассчитывали получить и ряд других эффектов: собрать работников компании в единое информационное пространство – корпоративный портал, усилить HR-брэнд среди сотрудников, сократить их временные затраты на поиск рабочей информации…

По итогу реализации проекта могу сказать, что мы решили эти вопросы на очень хорошем уровне.

Есть мнение, что никакой инструментарий не обеспечит качества работы, если люди не могут дать это качество на организационном уровне, элементарно организовать себя и своих подчиненных. Так насколько внедряемые в практику работы инструменты могут  здесь что-то всерьез изменить?

Конечно же, организуют свою деятельность сами люди, инструмент может только помочь быстрее достичь качественного результата. Но этот инструмент должен быть в арсенале сотрудников и активно использоваться. Особенно там, где идет цепочка важных задач.

Эффективное управление задачами подразумевает две основные вещи: сбалансированную постановку задачи, предполагающую возможность ее решения конкретными людьми в обозначенный период времени, и контроль исполнения задачи.

Грамотная система постановки задач – это отдельная тема, тут вопрос, скорее, стратегических решений и управленческой практики. Но даже если она, допустим, поставлена на предприятии идеально, при отсутствии такого же грамотного механизма контроля к общему нужному результату прийти трудно.

Проблема контроля исполнения задач — общая для любого бизнеса, даже самого успешного. Под контролем, в данном случае, подразумевается не только контроль сроков и результатов, но также прозрачность процесса, возможность следить за ходом исполнения задачи.

Сегодня управление задачами на нашем предприятии осуществляется с помощью инструментария корпоративного портала Битрикс 24. Функционал данного инструмента дает возможность ставить задачи и видеть статусы их исполнения в любой момент времени. Обо всех произошедших событиях по задаче тут же идет оповещение всем участника и наблюдателям. На любом этапе можно подключить нового участника, и он увидит всю историю задачи – легкий вход в курс дела.

Полученную задачу можно делегировать своим подчиненным, разделив на подзадачи, установив каждому свои условия. При этом постановщик «верхнего  уровня», если желает, будет получать оповещения по всем этим изменениям и видеть ход исполнения подзадач.

Что дает такой формат работы? Во-первых, прозрачность – всегда можно посмотреть, какие события происходили по задаче. Во-вторых, общую коммуникацию между участниками с фиксированием всех договоренностей — общение не размывается по почтовым ящикам и не исчезает в словах и телефонных проводах. В третьих, легко восстановить историю задачи и найти «слабые звенья» для дальнейшего принятия управленческих решений.

Это экономит время на контрольных мероприятиях и элементарно повышает ответственность персонала – «забыть», а затем «перевести стрелки» уже не получится.

Но задачи ставят и исполняют люди. Человеческий фактор никуда не уходит, и успех процесса все равно зависит от человека, так?

«Человеческий фактор» никуда не уйдет, кадры тоже надо подбирать хорошие. Но дать этим кадрам инструмент для более эффективной организации – это всегда правильно. А там, где этот инструмент можно еще и автоматизировать, сделать это – правильно вдвойне.

У автоматизации бизнес-процессов есть два основных эффекта: 1) это высвобождает время и сознание сотрудников при решении многоэтапных задач; 2) повышает прогнозируемость конечного результата за счет стандартизации работы.

Полезность автоматизации, например, внутреннего документооборота в крупном предприятии вряд ли требует доказательств – это очевидная вещь. И то, что этот вопрос в компаниях долго не решается, причиной чаще всего служит ожидание сложности и трудоемкости этих проектов автоматизации.

Свои бизнес-процессы мы автоматизировали с помощью встроенного конструктора бизнес-процессов корпоративного портала.

Эффект понятен: благодаря корпоративному порталу все участники автоматизированного бизнес-процесса: а) вынуждены действовать четко по регламентам (а это — стандартизация качества); б) видят состояние процесса – на каком этапе, кто за него сейчас отвечает, какие обстоятельства его, к примеру, остановили и кто должен решить вопрос. А это уже – возможность быстрой реакции на нештатные события и быстрое принятие решений.

Я могу сказать, что после автоматизации ряда бизнес-процессов на нашем предприятии, ресурсозатратность персонала на многих участках сократилась до 40%. А это значит, что на низовом уровне ресурсы можно более эффективно распределить, а на управленческом уровне высвобождается время руководителей для решения более важных стратегических задач.

Многие руководители не торопятся с внедрением подобных проектов у себя на предприятии – долго взвешивают риски, выбирают подрядчиков. Бояться ошибиться. Что здесь вы могли порекомендовать таким руководителям?

Безусловно, выбор подрядчики – дело очень ответственное. Но идти здесь можно разными путям. Обычно идут от постановки задачи – и далее выбирают из поставщиков, которые предлагают решение этих задач с помощью своих инструментов. Можно идти от инструмента, если после анализа понимаешь, что его функционал содержит большую часть решения твоих проблем, и его еще можно доработать. (Мы в свое время выбрали Битрикс24, а внедрением нашего корпоративного портала занималось минское подразделение компании BlueOcean.)

А технология выбора может быть такой (если вы идете от IT-продукта): сначала можно проанализировать рейтинги компаний, работающих в регионе с эти продуктом; потом обязательно изучить их портфолио на предмет наличия подобных (или хотя бы схожих) с вашим проектов внедрений. То есть: с кем команда уже работала и сколько близких по сложности проектов внедряла? А дальше – с подрядчиками работают ваши юристы, IT-специалисты, руководители проектов и пр.

Иван Борисович, спасибо за интервью. Желаем вам дальнейших успехов в вашем основном бизнесе, а также успешного развития вашему другому детищу – теннисному клубу ВИМС.

===========================================

Воспользуйтесь нашим БЕСПЛАТНЫМ предложением:
1. Зарегистрируйтесь в Битрикс24: https://www.bitrix24.ru/create.php?p=652531
2. Свяжитесь с нами для получения диагностической сессии, заполнив форму: https://goo.gl/9Y8gO1
По формату это может быть очная или skype-встреча, на которой мы сможем дать четкое видение применимости Битрикс24 в вашей компании.

______________________________________________________

Мы также готовы выслать подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWh
После этого мы оперативно подготовим все подходящие для вас материалы.