«Продать внутри компании». Три главные ошибки внедрения Битрикс24 – «грабли», на которые не надо наступать

Сегодня мы раскроем очередную порцию опыта, которую в свое время преподносила нам жизнь как компании, занимающейся внедрением Битрикс 24.

Что мешает успешному внедрению Битрикс24? Вот они – эти факторы («грабли»), о которых точно нельзя забывать.

Грабли №1. Забыли “продать” внутри своей компании

Допустим, решение о необходимости внедрения Битрикс24 уже было принято, и вам доверили играть ключевую роль в этом процессе. Так вот, на этом этапе построение графиков, изучение существующих схем и методов внедрения должны быть далеко не на первом месте. Главное, надо “продать” продукт внутри вашей компании.

Для некоторых эта задача может показаться непростой, так как по сути надо хорошо разбираться не только в возможностях битрикс 24, но и в том, как эти функции лягут на процессы компании и какой эффект при этом будет. Однако, если этот этап проработки пропустить, вы очень рискуете.

Понимая, что именно дает продукт, нужно провести ряд внутренних встреч с ключевыми сотрудниками, руководителями подразделений, на работу которых запуск Б24 окажет влияние. Встречи должны носить формат обмена информацией. (Вы многое узнаете и больше поймете о возможном эффекте внедрения.) Но главная задача этих встреч — понять, что ключевые лица направлений понимают, зачем все это делается. И насколько возможно — снять у них страх перед неизвестностью.

Часто на начальном этапе эти люди поддерживают нейтралитет, но как только что-то неизвестное будет внезапно “спущено сверху”, они моментально с большой вероятностью «перейдут оппозицию». Но об этом позже..

Если вы руководитель, то проведение такого рода внутренних переговоров также даст вам дополнительную информацию о коллегах, но тут главное  — правильно ее истолковать.

В случае, когда во время разговора вы понимаете, что коллега в принципе разобрался – что такое будущий продукт и для чего это нужно, и после этого все равно начинает придумывать мнимые причины а-ля “жили ведь мы как-то без этого” — случай, скорее всего, безнадежный, и из него союзника не получится. Повторюсь, что такой вывод будет верным только, если человек действительно разобрался, что это все облегчит коммуникации, согласования, усилит корпоративную культуру и прочее (каждый выберет своё), но все равно не хочет изменений. Бывает же так, что у него просто и так дел «по горло», что ему реально “не до какого-то портала”, и он просто хочет вернуться к работе.

При этом согласие всех сторон на первом этапе не должно расслаблять ни внедренца, ни основных лиц-представителей заказчика. К несчастью, обычно делают следующим образом: собирают всех руководителей и после первой же демонстрации задается вопрос: “Нам же надо такой продукт в компании внедрить?” У руководителей не остается выбора, как согласится, но осадок от того, что с ними этот вопрос всерьез не обсуждался — остается.

Грабли №2. Забыли заполучить в союзники системного администратора

Здесь важное — донести руководителю IT-отдела, как для компании важен этот новый инструмент и как его помощь и поддержка жизненна необходима. Тут же нужно передать всю техническую информацию для ознакомления – в дальнейшем этот продукт “ляжет” на плечи администратора, и он будет отвечать за его работоспособность. Т.к. Битрикс 24 хорошо документирован, проблем с ознакомлением, как правило, не возникает.

Другое дело, если ваш ИТ-специалист будет высказывать свои доводы в пользу отказа от этого продукта — к ним обязательно нужно прислушаться и внести ясность.

Очень плохой случай — если с администратором “не договорились”. Это бывает, когда по каким-то причинам важность проекта для компании не была донесена, и все разумные причины “почему нам это не надо” не были проанализированы и развеяны.

В этом случае проект попадает в зону риска, и могут произойти следующие “магические” происшествия:

саботаж в самом ярком проявлении.  Когда на начальном этапе запуска Битрикс24 вдруг “внезапно”, по непонятным причинам, несколько раз в день перезагружается сервер. Это особенно болезненно, когда проактивные сотрудники уже начали полноценно работать в продукте — и тут эти проблемы с доступностью. Нормальный человек скорее всего “забьет” на все эти новинки и вернется к листикам на мониторе, Excel’у и своему любимому блокноту.

открытая конфронтация. Как правило, она выражается на общих совещаниях, где начальник ИТ-отдела играет важную роль. На таких совещаниям может обсуждаться, например, вопросы использования портала “наружу” или подключения дополнительных сервисов. В этом случае ИТ-отдел может занять твердую позицию “это небезопасно” и никто не будет ему перечить. Особенно дело усложняется, если руководители подразделений также не на вашей стороне и буду поддерживать это “блокирующее мнение”.

— “мелкие пакости”. Вы можете сказать “да ладно…, не бывает такого»… Я вас уверяю — это происходит чаще, чем вы можете себе представить. Но не будем на этом подробно останавливаться.

Грабли №3. Проект внедрения Битрикс24 обсудили не со всеми собственниками бизнеса

Решение о запуске нового инструмента обязательно должно быть совместным решением собственников. Если этого не сделать, возможно “словить” следующие подарки судьбы:

“автоматическое разделение компании на два лагеря”. В любой компании кому-то симпатизируют больше, кому-то меньше. И поверьте, это может быть отличным способом, чтобы еще больше включиться в подковерные войны. А поскольку обострения никому не нужны,  даже лояльные собственники скорее откажутся от новинок, чем будут перекраивать отношения. (Возможны и другие сценарии, но для этого должны быть “железные яйца”, что встречается редко). Чаще всего происходит следующее: те, кто против внедрения бегут под крыло своего покровителя и он, даже не желая этого вначале, попадет в лагерь противников внедрения со всеми вытекающими.

Примеры противодействий будут происходить на самых разных уровнях. На уровне руководителей они чаще всего принимают следующий вид: угрозы создания якобы “юридических проблем” или «вопросы безопасности», которые мешают запустить какой-нибудь функционал. (Однажды в качестве эксперимента, чтобы показать заказчику, что «не там он боится», мы получили “секретный” документ прямо на его глазах, позвонив в его отдел продаж и представившись потенциальным оптовиком).

Выводы

Очень важно понять, что здесь, как с болезнью — легче предупредить, чем потом лечить (особенно, если что-то серьезное). Качественное информирование всех уровней пользователей (а особенно руководящего состава) в плане успеха внедрения является делом намного благодарнее, чем “войнушка” уже на этапе внедрения. Тем более, что война – это даже своеобразный азарт для участников: два лагеря — наши и враги, и хочется создавать коалиции, доказывать что-то, делать “дураками” представителей противоборствующей стороны, кидаться гранатами, подносить патроны коллегам и т.д. Команда «За» в таких войнах с точки зрения тактики может действовать достаточно эффективно, но это все равно не даст главного — успешного внедрения и пользы бизнесу (вариант, когда после такого запуска поменялись почти все ключевые сотрудники, не в счет). Да и бизнес, чего уж греха таить, зачастую просто парализуется во время этих активностей. Другими словами, победителей в этой войне нет и не может быть. (А если не верите — эта очередная «грабля» для вас 🙂

Продолжение следует…
__________________________________________________________________________
Если вы хотите получить подробный отчет о внедрении Битрикс24 в вашей отрасли, — просто отправьте пустое письмо на адрес case@blueocean24.ru