Элементы использования корпоративного портала (Битрикс24) в нашей компании

Совсем недавно был запущен обновленный корпоративный сайт нашей компании. Мы уже давно хотели рассказать, как и для чего мы используем корпоративный портал битрикс24 в нашей компании. Итак, к делу!

Маркетинг в Битрикс24

Сегодня можно определенно говорить, что маркетинг в нашей компании по праву занимает главенствующую позицию. Как правило, идет несколько параллельных маркетинговых мероприятий (подготовка к выставке, работа над новым циклом статей или, к примеру, переговоры с партнерской площадкой). Хочется углубиться в маркетинговые инструменты, как мы их внедряли и как консолидировали вокруг них все службы, но все это можно найти в книжках и на семинарах (например вот таких: topmanagement.by) или других — не суть.

А суть вот в чём: чтобы эффективно поддерживать в работе любой проект, при этом одной доски, маркеров и плановых собраний как правило недостаточно. В теории, если проект пойдет до самого конца так, как он был запланирован в плане до мелких деталей, все будет даже очень хорошо. Собрались в начале проекта, обсудили рабочую группу с целями и задачами, передали материалы как именно эти задачи должны быть решены, в какие сроки и какими ресурсами и вроде как все. Дальше встретились в самом конце, подвели итоги, руководитель проекта принял работу, как все получилось качественно и предстказуемо.

К сожалению, жизнь часто вносит свои коррективы. В процессе появляется много вопросов и уточнений, которые менеджеры часто по объективным причинам не могут решить, и поэтому проверяются на прочность каналы коммуникаций. Казалось бы, какие проблемы: напишет линейный менеджер своему непосредственному руководителю письмо, в котором ясно и понятно изложит проблему, тот ему ответит оперативно, и все. Да, так бывает. Но чаще бывает совершенно другая ситуация: письмо пишется, но в нем одном либо невозможно полноценно описать всю предысторию проблемы, либо она преподается “особенным” образом, что в конечном счете искажает фактическую картину проблемы, и если эту “опухоль” сразу не вырезать, мы все представляем, что в лучшем случае проблема просто не будет решена, а в худшем — будут наказаны невиновные со всеми вытекающими.

Совсем другое дело, когда все коммуникации (переписки, уточнения и вопросы) по каждой задаче находятся в одном месте. В этом случае, возвращаясь к нашей предудущей ситуации, ответственное лицо, которое должно “разрулить” сиутацию, попадает на портале в определенную задачу и тут же получает всю информацию “а что тут вообще происходит и кто конкретно работал по этой задаче?”. Другими словами, вероятность, что он получит расширенную информацию для принятия правильного решения значительно повышается.

2

В любом проекте было бы полезно понимать, где мы находимся в каждый конкретный момент времени, и все ли идет по плану. В классическом случае это нужно руководителю проекта. В нашем случае такой инструмент есть прямо у нас на портале и выглядит он приблизительно следующим образом:

3

На скриншоте все просто — в любой момент времени можно легко понять, как идут дела по проекту, и к чему нужно присмотреться повнимательнее. Чтобы построить такую визуальную диаграмму, не надо ее отдельно рисовать. Это те же задачи, которые мы рассматривали чуть выше. Т.е. если задача “закрыта”, то и на диаграмме эти изменения отразятся автоматически.

Ближе к маркетингу. Возьмем, к примеру, внедрение внутреннего инстурмента “Продает каждый”, который мы периодически используем для наших продуктов. В этом случае на внутреннем портале заводится отдельная рабочая группа (проект), подключаются туда участиники задачи.

4

После этого в проект заносится вся цепочка задач, необходимых для запуска инструмента. Все это выглядит приблизительно вот так:

5

Обратите внимание — у каждой задачи есть ответственый, а также согласованные сроки по ее реализации. Все нештатные ситуации и их обсуждение будут производиться внутри задач и информация не “размазывается”.

Таким же способом будет организована работа и над любым другим маркетинговым мероприятием, будь-то подготовка к выставке, разработка обновленного корпоративного стиля, разработка нового курса для внутреннго обучения сотрудников отдела маркетинга и так далее.

Продажи и CRM

Рассмторим ситуацию, когда решены вопросы с организацией входящего потока и есть понимание как удерживать и разивать своих заказчиков. Определенно настало время для организации той внутренней работы по коммуникациям с клиентами. Сейчас на рынке достаточно различных систем для управления взаимоотношениями с клиентами со своими плюсаси и минусами. Плюсы нашей (помимо базового фукнционала, который по сути есть у всех) — это ее интегрированность в нашу общую рабочую инфраструктуру — наш внутренний корпоративный портал. Другими словами — тот факт, что наша CRM входит в наш же портал, сильно упрощает межпроектные коммуникации.

6

В качестве небольшого примера рассмотрим ситуацию, когда специалист по продажам работает над очередной сделкой, фиксирует контакты клиента, встречи с ним и дни рождения его домашних животных. При мэтом в один прекрасный момент возникает задача по этой сделке: подготовить вариант рекламного текста (или дизайна, или еще чего-нибудь — тут главное, что у сэйлза нет прямых полномочий такого человека выдернуть, чтобы поставить ему задачу). Обычно в этом случае продажник идет к своему руководителю (пишет письмо), или сразу к другому руководителю, который, возможно, будет удивлен такой просьбе, потому что не имеет достаточной мотивации, и не понимает степени важности задачи, а также кто является ее основным постановщиком. У нас такая ситуация разрешиться следующим образом: сэйлз поставит задачу напрямую исполнителю (для простоты пусть это будет дизайнер) и в наблюдатели задачи ставит непосредственно руководителя этого самого дизайнера. Таким образом дизайнер получил всю информацию, что от него хотят, а его прямой руководитель может сразу оценить “важность” этой просьбы и отрегировать осмысленно.

7

Немного деталей: иногда постановщик задачи не является прямым начальником исполнителя, последний может отказаться от задачи, выбрав соответствующий пункт в статусах. В данном случае пример показывает, как можно упростить и сделать прозрачными коммуникции (причем неважно, прописаны они жестко в бизнес-процессах или нет.

Структура организации и элементы корпоративный культуры

Каждый, кто получал MBA, отчетливо понимает важность хорошо отстроенной организационной структуры. При этом неспоримым является одно — зафиксированные процессы в компании и ее структура должны быть согласованы с ее стратегией. Пример такой стркутуры на картинке:

8

Имея такую доступную структуру, каждый сотрудник компании сможет начать понимать, из каких органов состоит компания изнутри (особенно это может быть полезным для новых людей). А также всегда есть возможность достоверно получить информацию о том, кто есть кто, даже если подразделения территориально разнесены.

Работа с изменениями

Движение это жизнь. Причем, как показывает практика, важные предложения по изменениям часто поступают с самых низов. И работающая иерахическая структура (когда не принято ходить с таким предожением через головы своих прямых руководителей) просто не даст таким предложениям достич ушей того, кому они были бы интересны. Так бывает, когда интересы том-менеджмента и владельцев бизнеса разнятся с интересами линейных руководителей. Чтобы эту проблему решить, у нас на портале есть специальный инструмент, где каждый сотрудник может предложить свои идею или предложение, вынести его на обсуждене и получить обратную связь. Мы пошли дальше и разработали внутреннюю систему баллов и поощрений в случае, если предложения будут внедрены и окажутся эффективными.

9