Корпоративный портал Битрикс24 как площадка для эффективного внутреннего PR

(В основе данного материала – разработки концепции развития внутреннего PR для одной из компаний Беларуси. Концепция не была принята по причинам, описанным в разделе «Сдерживающие факторы»)

Что такое внутренний PR и каковы его цели – однозначного, всеми признанного и «академизированного» определения нет. Возьму на себя смелось выдвинуть свой вариант определение целей внутреннего PR:

Главный смысл внутреннего PR (его сверхзадача) – это управление коллективными мнениями с целью поддержания  высокой работоспособности персонала компании и повышения его эффективности.

Чтобы управлять коллективным мнением (его доминирующими установками), нужно, как минимум: а) эти мнения знать; б) иметь инструмент влияния на него; в) иметь возможность отслеживать изменения и своевременно реагировать на них.

Очевидно, что управление мнением не достигается просто набором внутренних публикаций на актуальные темы с целью «подсказать» сотрудникам, как им надо думать о том или ином явлении в компании. (Хотя чаще всего именно так многие видят деятельность специалиста по внутреннему PR.)  Не хочется тратить время на доказывание, что такой подход не только не состоятелен (не ведет к нужному результату), но во многих ситуациях и вреден (сотрудники могут почувствовать, что их «держат за идиотов» и начнут сопротивляться).

Конкретизируем задачи специалиста по внутреннему PR:

  1. контроль за состоянием коллективного мнения сотрудников о происходящем в компании;
  2. определение негативных и позитивных тенденций, рисков и возможностей;
  3. влияние на тенденции путем соответствующих мероприятий и их информационной поддержкой, информационная работа с рисками.

Что же касается информирования о событиях в компании, напоминаний о правилах корпоративной культуры и т.п. — это сопутствующие прикладные задачи.

Как решать задачу по сбору информации?

Пока компания небольшая и расположена компактно, специальных инструментов для контроля за состоянием среды может и не требоваться – и так «все на виду». С увеличением компании требуется все больше «точек контакта» (каналов съема информации), чтобы быть в курсе происходящих процессов в «коллективном сознании». При достижении компанией размера свыше 100 человек, даже расположенных в одном офисе, без специальных инструментов уже невозможно отследить тенденции в развитии коллективных мнений. А если компания еще рассредоточена по регионам, как узнать, что сейчас происходит в головах сотрудников других офисов?

Информационное насыщение пространства также растет постоянно. На первом этапе внутренней PR-деятельности в небольшой компании любая статья на корпоративном портале будет вызывать резонанс. С течением времени и ростом количества публикаций эффективность будет неуклонно снижаться.

Как же сегодня собирать информацию о коллективном мнении персонала в крупной компании? В принципе, глобальных способа всего два:

  1. Старый как мир способ: широкая сеть информаторов. Но это трудно реализуемо, не очень надежно, да и морально сомнительно;
  2. Внутренние социальные сети корпоративного портала. Инструмент при широком развитии в компании позволяет «сегодня на сегодня» снимать информацию о том, чем дышит, чего боится и чего ожидает коллектив. Даже когда люди не говорят о чем-то открыто, «шифруются», при наличии некой массы «постов» считать информацию об их истинных мотивах уже несложно. Тенденции развития коллективного мнения по какому-либо вопросу можно отследить на ранних стадиях.

Управление мнением

Обладая большим потенциалом по сбору информации, внутренние социальные сети являются также инструментом оперативного влияния и управления мнением. Разумеется, при грамотной работе с этим инструментом, «тонком» подходе к информационному процессу и открытом (неманипулятивном) отношении руководства компании к своим сотрудникам.

При наличии соцсетей любое позитивное сообщение можно быстро раздуть на всю компанию, негативное мнение или тенденцию быстро распознать, оценить степень объективности проблемы, поставить «на контроль» и нивелировать не только в информационном пространстве, но и в оффлайне (решить проблему, если она объективна).

Особенности и характеристики внутренних социальных сетей

В отличие от классических внешних соцсетей, работа внутренней соцсети компании должна строится на следующих принципах:

  1. Все внутреннее пространство должно быть полностью общим. Возможности создания групп и форумов по интересам не ограничиваются, но все пространство доступно для всех.
  2. Есть модератор (модераторы), которые имеют право оценивать размещенные материалы на соответствие утвержденным правилам, корректировать сообщения и удалять (сопровождая разъяснениями причин). В крайнем случае, модератор может закрывать возможность размещения сообщений от отдельных пользователей при систематическом нарушении ими правил.
  3. Вся размещаемая информация должна в оперативном порядке отслеживаться модератором, у которого данная функция является приоритетной в его функционале. Модератор (специалист по PR) обладает практически полной самостоятельностью при работе с соцсетью, и должен являться лицом, фактически неподконтрольным в данном функционале никакому руководителю подразделения (здесь может быть недирективное подчинение одному из генеральных управленцев).
  4. Пользователи не ограничиваются в ведении своих личных блогов при условии соблюдения утвержденных правил размещения информации.

Реализация проекта развития соцсетей

Корпоративный портал Битрикс24 уже содержит технологический потенциал для развития внутренней соцсети. Ее развитие может идти по следующему плану:

  1. На первом этапе сотрудникам предлагается расширить свои карточки сотрудников. В дополнение к обязательной информации им будет разрешено наполнить ее любой личной и рабочей информацией в рамках внутренних правил и положений о коммерческой тайне. (Для стимулирования этого процесса можно организовать конкурс на «самую интересную (полезную и т.п.) карточку сотрудника».
  2. Сотрудникам дается разрешение на введение личных блогов. Но, как было оговорено выше, вся информация будет доступна всем для просмотра и комментирования.
  3. Открываются форумы по актуальным темам. Создание форумов может быть инициировано любым сотрудником, но отрывается только модератором.

Сдерживающие факторы

Комплекс причин, по которым руководители компаний отказываются внедрять у себя внутренний PR в формате соцсети, бывает разный, но два страха присутствуют практически всегда:

1) «вместо работы они будут сидеть в соцсетях»; 2) опасение не справиться с лидерами негативных мнений в информационном противостоянии.

Первый страх неоснователен, поскольку все равно и так почти все уже в соцсетях (многие постоянно в онлайн) со своих гаджетов, даже если доступ с рабочих компьютеров закрыт. Внутренняя соцсеть, «заточенная» под  задачи компании, не добавит сколько-нибудь заметных потерь рабочего времени.

Второй страх, хотя и имеет некоторые основания, но сильно преувеличен.   Во-первых, нормальные сотрудники в целом чувствуют рамки (или риски для себя) и не упорствуют в своем негативе.

Умеренный же негатив, вынесенный в публичное поле способствует:

  • решению проблем на ранней стадии (если проблема объективна, а руководство компании действительно настроено решать проблемы, а не замалчивать их);
  • своевременной и публичной контраргументации против субъективного негативного мнения, которое в обычных случаях распространяется и раздувается в «курилках».

Заключение

Рискну высказать несколько категоричное суждение о том, что развитие внутреннего PR в формате внутренних соцсетей является наиболее эффективным форматом внутренних коммуникаций и управления мнениями коллектива на данной стадии развития цивилизации, поскольку:

  1. только данный формат может обеспечить оперативный и относительно точный срез состояния и настроений коллектива;
  2. при грамотном развитии внутренняя соцсеть является мощным инструментом развития внутренних связей и проводником корпоративной культуры;
  3. такая система кардинально решает задачу генерации информационных поводов как для внутреннего, так и для внешнего PR (фактически, эта система «самоинформационна»).

Внедряйте корпоративный портал с прицелом на то, что сразу или чуть позже вы придете к готовности развивать внутренние соцсети, и хорошо бы, чтобы такой технологический инструментарий в портале уже был заложен.

Александр Жикин, специально для блога компании BlueOcean