Технологическая модернизация «Виталюр» — Битрикс24 в помощь…

Делимся результатами внедрения Битрикс24 в торговой сети «Виталюр» и некоторыми их решениями по использованию корпоративного портала для управления рабочими процессами.

СПРАВКА. ОДО «Виталюр» основано в 1995 году и занимает лидирующие позиции в розничной торговле Республики Беларусь. На сегодняшний день торговая сеть «Виталюр» — это: 43 магазина; 650 поставщиков (прямое сотрудничество с поставщиками из Норвегии, Великобритании, России, Исландии, Китая, а также стран Южной Америки и Азии); 42 грузовые машины в собственном автопарке; собственное производство по переработке рыбы и морепродуктов.

Модернизация информационной системы в крупном предприятии – задача всегда непростая. В определенном смысле, это «деловой подвиг» всех ее участников – от руководства предприятия до линейных специалистов. И очень многое зависит от руководителя проекта.

В данном случае внедрение прошло быстро и успешно.

Какие задачи решало предприятие с помощью Битрикс24?

Рассказывает руководитель проекта внедрения Ярослав Разбицкий.

Основная задача, которую мы собирались решить – это автоматизация процессов технического обслуживания магазинов торговой сети.

Каждый магазин – это сложная хозяйственно-техническая структура с большим количеством оборудования, которое должно поддерживаться в исправном состоянии. Для этого в компании существует Отдел технического обслуживания.

Не трудно представить, сколько заявок поступает в Отдел ТО каждый день (43 магазина!). Задачи часто не простые и не однотипные. Когда такие процессы делаются «по звонку», трудно обеспечить быстрое, а главное, точное реагирование на инциденты – входящая информация часто поступает неточная, в процессе исполнения заявок теряется «история вопроса», в случае задержек не всегда понятны их истинные причины.

Поэтому некоторое время назад мы и стали искать варианты автоматизации процессов технического обслуживания. После анализа предлагаемых на рынке программных продуктов остановились на Битрикс24.

Почему именно Битрикс24? По целому комплексу причин, но главное — его модуль «Задачи» хорошо подходил для организации работы с заявками.

Теперь заявки делаются не по телефону или е-мэйлу, а ставится задача на портале. Исполнитель видит описание проблемы, может тут же в комментариях задать уточняющие вопросы и получить ответ, подключить к задаче других участников и вести с ними переписку.

Таким образом, вся история задачи – от постановки до реализации – становится прозрачной во всех отношениях: видны сроки, сопутствующие проблемы, пути их решения, качество исполнения заявки и пр.

Все это значительно ускорило решение вопросов, повысило ответственность исполнителей (не только сотрудников технического отдела, но и других участников). Теперь уже в случае «разбора полетов» сразу видно, кто и как работал над проблемой.

Дальше – использование Битрикс24 распространилось на работу Транспортного отдела. Руководитель отдела быстро вник в продукт и понял, как с его помощью можно оптимизировать работу своего подразделения.

Получилось технически простое, но очень удобное и эффективное решение. Каждому водителю был выдан смартфон с настроенной GPS-навигацией и подключением в порталу через мобильное приложение.

В Транспортный отдел поступают заявки (ставятся задачи) на транспортировку товара, начальник отдела видит, где у него находятся машины, выбирает оптимальный транспорт и маршрут, ставит водителю задачу. Тот видит задачу, может задать задает уточняющие вопросы, добавить комментарии в процессе исполнения (если задержка, то по какой причине, и т.п.) – вся история также становится прозрачной, и руководитель отдела всегда в курсе текущего состояния дел.

Помимо этих основных задач, многими возможностями портала сотрудники стали пользоваться в своей текущей деятельности – вести коммуникации, хранить информацию и пр.

Какие сложности были в процессе внедрения продукта?

Обычные для таких проектов сложности – обучить людей и заставить их работать по-новому. Но в нашем случае мы эти задачи решили быстро и успешно. В первую очередь, благодаря руководству предприятия, которое в директивной форме утвердило переход на новый формат работы по техническому обслуживанию («если задача не поставлена в Битрикс, значит ее нет вообще – ремонтируйте холодильники сами!»), и директорам магазинов просто не оставалось вариантов.

Было проведено обучение директоров и заместителей директоров магазинов, и примерно через 2 месяца все уже спокойно работали на портале и ставили там задачи.

Сотрудники Отдела технического обслуживания раньше всех поняли выгоды от внедрения нового продукта. Руководитель Транспортного отдела сам продвинул использование новых возможностей в своем отделе.

Что можете сказать о работе с подрядчиками?

В целом, работа была четкой и конструктивной. Несколько огорчила негибкая ценовая политика самого 1С-Битрикс, но тут уж претензии не к подрядчикам.

С компанией BlueOcean работалось нормально, практически все вопросы решались оперативно. Было организовано качественное обучение персонала, которое проходило в несколько этапов. Результатами сотрудничества удовлетворены.

Со своей стороны компания BlueOcean выражает благодарность Ярославу Разбицкому за компетентное и конструктивное сотрудничество. Наш опыт однозначно свидетельствует о том, что успех внедрения в решающей степени зависит от руководителя проекта. В данном случае организационные способности и компетентность руководителя проекта обеспечили качественную реализацию проекта внедрения Битрикс24 на таком крупном и структурно сложном предприятии, как торговая сеть «Виталюр».

______________________________________________________

Мы готовы выслать для вас подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWh
После этого мы оперативно подготовим все подходящие для вас материалы.