Битрикс24 для полиграфических предприятий: автоматизация и «человеческий фактор»

Оказание комплексных полиграфических услуг находится в ряду наиболее сложных видов деятельности по широте спектра и вариативности заказов. Понятно, что и автоматизация этой деятельности относится к категории наиболее сложных задач.

Как и в любой сфере бизнеса, организация процессов продаж, работы с клиентами, внутренних рабочих отношений в каждой организации полиграфического профиля имеет свою специфику: у кого-то свое производство, а кто-то в большей степени переразмещает заказы; где-то дизайнеры сидят в офисе,  а у кого-то – все на аутсорсе; крупные бизнесы организуют собственные колл-центры для «холодных» продаж, малые предприятия стараются обходиться меньшими издержками  и т.п.

Как показывает наш опыт, провести автоматизацию деятельности полиграфического предприятия с помощью Битрикс24 возможно практически на всех этапах работы с заказами, хотя полностью готового универсального решения в силу описанных выше причин пока не сложилось — есть набор технологических решений по автоматизации отдельных участков работы, из которых складывается и «кастомизируется» бизнес-процессы конкретного предприятия.

Полностью избежать влияния «человеческого фактора» при автоматизации бизнес-процессов пока не удалось нигде, хотя  теоретически это возможно на односложном виде услуг – например, только цифровая печать узкого спектра продукции. (Но заявок на автоматизацию от таких заказчиков пока не поступало, что и понятно.)

По результату проекта автоматизации деятельности полиграфического предприятия заказчик может получить автоматизацию где-то 80% всей цепочки обслуживания клиентов. Автоматизировать больше не то, чтобы не возможно, но (внесем крамолу в нашу «религию») стремиться к тотальной автоматизации по многим причинам даже вредно.

О том, где автоматизация принесет явный профит, а где ее выгода сомнительна – и поговорим ниже.

Формирование сборных тиражей

Когда полиграфическое предприятие большое, оно может в определенный период времени принять на исполнение большое количество разных заказов. Стоимость заказов уже посчитана менеджерами и согласована с заказчиками. А далее начинается самое интересное… От того, как сотрудник по формированию сборных тиражей сложит заказы на печатные листы, профитабельность конкретного заказа может возрасти в разы.

Чем здесь может помочь автоматизация в Битрикс 24:

  1. Категоризировать заказы (например, сначала от плотности бумаги, затем цветности лица-оборота и т.д.). В Битрикс24 в карточке Сделки можно создать любые дополнительные поля, по которым потом можно сортировать заказы, группировать вместе схожие.
  2. Сортировать таблицу заказов по ряду параметров (например, бумаге, цвету и срочности), что поможет соотнести и сбалансировать профитабельность и срочность заказа.

Что нежелательно автоматизировать:

Формализовать подбор заказов для группировки сборного тиража. Можно, конечно, задать системе алгоритм выбора и формирования заказов на печатный лист – на очень больших объемах это даже и правильно. Но на практике такими объемами, которые за счет вала не нуждаются в оптимизации, оперируют единицы предприятий. Подавляющее большинство работает с такими объемами, когда ТВОРЧЕСКИЙ подход к формированию печатного листа может значительно увеличить прибыльность.

То есть, сотрудник на этом участке, владея инсайдерской информацией, понимая приоритеты компании на текущий момент времени складывает лист, который может не соответствовать некоему алгоритму, но все равно в данном конкретном случае будет отвечать интересам компании по ряду причин. А таких листов ему приходится складывать… – да почти все в реалиях белорусского бизнеса.

Автоматизация постановки задач

Деятельность менеджера по работе с клиентами – это обычно огромный поток задач, что называется, «в обе стороны»: контакты и согласование вопросов с клиентами, производством, бухгалтерией, курьерами. Тут даже если не автоматизировать работу менеджера с помощью конструктора бизнес процессов в  Битрикс24, а просто начать пользоваться базовым функционалом «Задачи и поручения» — своевременность и качество исполнения задач уже выйдет на новый уровень. Захваченный лид будет невозможно забыть, подошедшее время звонка начнет «светиться красным», как и запланированное дело….

Автоматизация здесь нужна не только для того, чтобы «разгрузить голову» менеджера от необходимости помнить кучу мелочей, это еще поможет:

А) Своевременно и качественно отрабатывать с клиентами согласно утвержденным регламентам (когда позвонить, что говорить, что делать после разговора и т.д.). Запущенный автоматизированный бизнес-процесс  сам будет ставить задачи в той последовательности, в которой должен идти качественный процесс. Завершена задача по подготовке и высылке коммерческого предложения – автоматически создается задача позвонить клиенту  на следующий день… И так по всей цепочке воронки продаж.

Б) автоматизация снижает «человеческий фактор» и увеличивает прозрачность работы и уровень ответственности разных подразделений. «Окреститься» от поставленной менеджером задачи («давя харизмой») не получиться, не выполнить в задачу срок (например, дизайнеру или бухгалтеру), а потом «перевести стрелки», система так просто не даст. (Не выполнить можно, но по истории процесса будет видно, кто затормозил и с кого нужно спрашивать.)

Автоматизация колл-центра, «холодных звонков»

Битрикс24 здесь позволяет загнать внешнюю информационную базу компаний в раздел «Компании» (можно в «Лиды», если так задумается), разделить базу между сотрудниками по любым критериям, а затем отслеживать результат работы каждого сотрудника и отдела в целом. При этом запись телефонных звонков будет сохраняться, что также является полезным материалом для анализа успешности работы и принятия правильных управленческих решений по улучшению деятельности.

За периоды можно строить любые отчеты как по воронке продаж, так и по выполненным задачам (ряд готовых отчетов уже есть в Битрикс24, с помощью конструктора отчетов можно формировать свой пул отчетов).

Автоматизация внутренних согласований

Этот пункт нужен любому крупному предприятию со сложной структурой производства и услуг. Согласование особых условий работы с клиентом, контроль статуса счетов (оплачено, в очереди), закупка расходников – участники этого процесса смогут обойтись без дерганий в виде уточняющих звонков друг другу. Когда процесс идет по автоматизированному сценарию, все участники бизнес-процесса видят на портале: на каком этапе согласование, у кого застряло, могут тут же увидеть комментарий о причинах задержки и задать вопросы.

***

Многие проблемы предприятий универсальны (актуальны для всех), какие-то —  характерны для определенных сфер деятельности. Любую область деятельности или участок работы можно оптимизировать/автоматизировать, когда это целесообразно (то есть полученная ценность выше затрат на оптимизацию). Преимущество Битрикс24:  его базовый функционал уже богат на готовые решения, которые только остается внедрить, без программных доработок. Но и доработать можно очень и очень многое.

===

Вышлем подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWh или подписывайтесь на наши страницы в соцсетях: Facebook, VK, Яндекс.Дзен, где мы постоянно публикуем «новости с полей» внедрения Битрикс24 и других инструментов для продаж и управления.