Как внедрить Битрикс24? 5 обязательных условий для успешного внедрения

Данный материал имеет особую уникальность. Это не просто информация об очередном проекте – это мини-кейс о том, как крупная торгово-производственная компания внедрила у себя Битрикс24. Без подрядчиков (небольшие консультации общего характера можно не считать).

Развеян миф о сложности продукта и его внедрении, невозможном без подрядчиков. Причем, компания даже вышла за рамки базового пользовательского функционала и перешла к самостоятельной настройке бизнес-процессов.

Как у них это получилось и какие условия должны сложиться для успешного внедрения Битрикс 24 – читайте ниже.

СПРАВКА О КОМПАНИИ. СООО «Белвингрупп» — один из ведущих производителей и импортеров натуральных виноградных вин, работающий на рынке Беларуси уже более 20 лет. Среди партнеров компании — известные мировые виноделы: «Peter Mertes» из Германии, «Rudolf Keller» из Италии, «Felix Solis» из Испании, «Grape Valley» и «Вина Комрата» из Молдовы, знаменитая «Массандра» из Украины. Лицензионный розлив продукции осуществляется на Заводе виноградных вин «Юбилейный» (Гомельский район). Компания обладает эксклюзивным правом на розлив вин известных мировых торговых марок. Сегодня компания продвигает на рынке СНГ и Европы новый продукт – водку и настойку под брэндом «Сябры». В штате около 250 сотрудников в разных регионах Беларуси.

Выражаем благодарность компании «Белвингрупп» и лично руководителю проекта внедрения Алёне Князевой за предоставленную информацию. И вот их история внедрения от лица Алены Князевой:

Исходные проблемы и запросы. Почему Битрикс24?

Наша компания большая со сложной структурой, где есть и производство, и торговля, и сервис. Идет очень много процессов, которые необходимо систематизировать. Около двух лет назад стали искать систему, которая позволила бы вывести компанию на новый уровень управления.

Рассматривались разные варианты. В итоге пришли к выводу, что Битрикс24 в наибольшей степени соответствует нашим требованиям. Главные из них:

  • консолидация всех коммуникаций компании на одном ресурсе;
  • систематизация и автоматизация бизнес-процессов и их контроль.

На тот момент у сотрудников было много разных каналов коммуникаций: кто-то использовал Skype, кто-то — Viber, кто-то только почту… Внутренние коммуникации шли в основном через Outlook – почтовый клиент с расширенными функциями. Люди в нем привыкли работать, но со временем у нас возникла необходимость  в новых  инструментах: мы – продающая компания, нам важно не упустить ни одной информации, контакта…

Конечно, сотрудникам было не просто перейти с одного инструмента на другой. Outlook — почтовый сервис, Битрикс24 – ближе к социальным сетям по принципам коммуникации. Это другая логика работы, к которой нужно привыкать.

Первыми, кто зашел в Битрикс24, был отдел маркетинга: пилотная группа, которая пробовала инструмент. Таков был первоначальный план – постепенное внедрение продукта в отдельных подразделениях. Честно скажу: посмотрев на то, как это происходило в пилотной группе, поняли, что действовать надо по-другому…

5 условий для самостоятельного внедрения Битрикс24 (опыт «Белвингрупп»)

  1. От старых инструментов нужно отказываться сразу, всем, в директивном порядке.

Опыт работы пилотной группы показал, что без жесткого отказа от привычных схем работы ничего не получится. Пока пилотная группа имела возможность вести коммуникации по своим старым каналам, она так и делала. Битрикс они оценивали как вещь крайне неудобную — они не понимали, как его использовать.

Стало понятно, что сами люди от привычных рабочих инструментов никогда не откажутся и будут сопротивляться нововведениям, пока: а) не научатся с ним работать, б) не примут как данность, что старые возможности у них отнимут, и пути назад уже не будет – нужно учиться работать по-новому.

И тогда было объявлен «час Х» — момент полного перехода на новый продукт. Но перед этим – два месяца на его изучение.

  1. Интенсивное обучение пользователей по группам (подразделениям) и в индивидуальном порядке до перехода и после.

Был разработан план обучения компании пользованию новым продуктом. Для разных отделов были созданы свои обучающие презентации, по которым шло обучение работе в Битрикс24. Людям было предложено переходить на него, параллельно с работой с их привычными инструментами, пробовать продукт. Два месяца у нас был период, когда люди уже были в Битриксе, но еще были доступны старые каналы.

При этом был организован практически непрерывный процесс обучения без отрыва от производства. Например, на портале была создана «Интерактивная школа Битрикс24», куда были приглашены все, и в течение дня в ленте группы периодически публиковались сообщение со скриншотами: например, «все о «Живой ленте» — для чего она, что мы там делаем, как сортируем сообщения, что она нам дает, какие инструменты есть в «Живой ленте»…

В результате всех проведенных мероприятии ко дню Х все подошли более-менее готовыми. Когда свыкаешься с мыслью, что новое неизбежно – легче принимаешь нововведения. К тому же, подготовка была изрядной и все могли изучить продукт в достаточной степени. Поэтому большого стресса не было.

Почта осталась только для внешних коммуникаций, но из Битрикса видны входящие письма. Выход в почту — только через портал: вышел просмотрел, поработал и — обратно на портал.

Но обучение продолжается. Кроме обучающей интерактивной группы с рассылками у нас есть ежедневный «Открытый час» — с 16.00 до 17.00 сотрудники могут прийти на консультацию по Битрикс24.

Кто-то в процессе этих консультаций находит новые разработки для себя. Люди знакомятся с инструментом, создают разные чаты (потом приходят и говорят: «Не помню, в каком чате оставил информацию»). С развитием их знаний о Битриксе он им все больше нравится. Например, он дает большие возможности в самостоятельном управлении информацией и обменом ею с помощью папок в «Мой диск».

  1. Проработка и «пропаганда» новых возможностей («фишек») Битрикс24 для каждого подразделения.

Чтобы люди были более заинтересованы перейти на новый продукт, для каждого подразделения мы искали возможности Битрикс24, которые бы упрощали работу сотрудников этого подразделения или создавали новые возможности.

Точечно работали с самыми большими противниками, и постепенно снижали градус сопротивления. Работали индивидуально. Понимая, что в бухгалтерии важнее будут одни инструменты, в поставках — другие, в управлении продажами – третьи, мы старались выделить плюсы, которые потом в работе будут приняты «на ура».

Мы показывали людям, насколько легче и быстрее в новом портале будут проходить их привычные операции: поиск информации и людей, обмен данными… Для HR, например, Битрикс24 дает большие возможности для обучения и адаптации персонала. Руководители очень быстро «схватили» преимущества работы с задачами.

  1. Воля руководства к переходу на новый продукт.

Конечно же, ничего этого не возможно было бы достичь, если бы не твердая управленческая воля руководства к внедрению нового продукта. Именно уверенность руководителей компании в необходимости перехода к новым форматом работы, поддержка проекта, в  том числе и директивными решениями, обеспечили условия для успешной реализации проекта.

  1. Наличие эффективного и увлеченного руководителя проекта.

От автора: О своей роли, как руководителя проекта, Алена скромно умолчала, но думаю, не требует доказательств тот факт, что именно наличие такого увлеченного, целеустремленного и умного управляющего проектом стало важнейшим условием успешного внедрения Битрикс24 в компании такого уровня.

 ***

О творческом подходе

Мы идем от простого к сложному. Сейчас осваиваются простые инструменты: задачи, календарь, «Мой диск», группы.  Но начинаем постепенно разворачиваться: регистрация исходящей документации у нас уже идет через Битрикс. Переходим также к процессам оплаты, оформлению отпусков, командировок. Дальше уже будут более сложные процессы.

Когда в какой-то момент ко мне пришли с потребностью в автоматизации одного из процессов согласований условий работы с клиентами, я предложила использовать в качестве инструмента согласования сервис Опросов. А что? Очень удобно: вопрос и варианты ответов – согласовано/не согласовано. Отсылается всем участникам, и они высказываются. Теперь многие подхватили этот инструмент для быстрого согласования.

Для Отдела маркетинга и Управления продажами создали общий Календарь компании. Теперь сотрудники отделов видят, когда какие встречи и мероприятия будут проходить с тем или иным клиентом, находятся в курсе отношений с клиентом. Очень полезный обмен информацией получился.

О перспективах

Здесь много планов. У нас огромное количество бизнес-процессов, которые постепенно будут переходить в Битрикс24, чтобы это было прозрачно, и все видели текущий статус – у кого, где, на каком этапе… Будет также внедрение CRM для продаж.

В ближайшее время будет проведено обучение по проектной деятельности в нашей компании на основе рабочей платформы Битрикс24.

В производстве и маркетинге будем внедрять управление проектами — усиливать практику проектной работы, тем более, что Битрикс уже анонсировал новые возможности по управлению ресурсами в проекте.

HR уже увидели в инструменте шикарного помощника для обучения и тестирования сотрудников. Будет создаваться база Wiki, где все сотрудники смогут знакомиться с продуктом, который мы продаем. Активно тестируются электронные заявки по подбору персонала.

Битрикс24 – продукт очень открытый для творческого применения. Будем изучать его возможности и развивать использование в своей деятельности.

===

Вышлем подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWh или подписывайтесь на наши страницы в соцсетях: Facebook, VK, Яндекс.Дзен, где мы постоянно публикуем «новости с полей» внедрения Битрикс24 и других инструментов для продаж и управления.