Мы начинаем! или очередной способ облегчить жизнь руководителю

Повысить эффективность работы компании, усилив результативность использования времени сотрудников, их исполнительскую дисциплину, и в целом оптимизировать бизнес-процессы – наиболее актуальный тренд для рынка на ближайшие годы.

Традиционно тайм-менеджмент ассоциируется с личной эффективностью. Однако, как справедливо отмечает автор бестселлеров «Организация времени» и «Тайм-драйв» Глеб Архангельский, «разве способность сотрудника укладываться в сроки, выделять время на приоритетные задачи, грамотно управлять рабочей нагрузкой – это только его личное дело?»

Для решения этих задач на уровне компаний используются корпоративные порталы. Неслучайно рынок интранет-порталов, как их еще называют, сегодня является одним из наиболее быстрорастущих в сегменте электронных продуктов для бизнеса. Они представляют собой особую среду, объединяющую инструментарий для внутренних коммуникаций и совместной работы сотрудников предприятий, контроля выполнения задач и автоматизации бизнес-процессов.

Среди новых продуктов в этой сфере, на которые обратил внимание упомянутый выше гуру российского тайм-менеджмента, – «облачная версия» 1С-Битрикс: Корпоративный портал – Битрикс24. В соответствии с современными тенденциями в развитии систем управления бизнесом этот проект дополняет ключевые инструменты корпоративных порталов социальными сервисами.

О том, как способен облегчить работу руководства компании и активных сотрудников, корреспонденту портала Interfax.by рассказал коммерческий директор компании blueocean — золотого сертифицированного партнера Битрикс 24 в Беларуси — Денис Толстиков.

К слову, среди модулей 1С-Битрикс: Корпоративный портал присутствует и сервис с красноречивым названием «Тайм-менеджмент».

Как упростить жизнь руководству компании?

— Руководство компании получает возможность фиксировать все свои поручения с четко установленными сроками, ответственными, исполнителями – и в любой момент времени контролировать ход исполнения.

task_time

Это касается, в том числе, оперативных задач, которые до сих пор на многих предприятиях ставятся устно, по почте, в виде записок, которые могут потеряться, забыться или в особо запущенных случаях – быть проигнорированы. Постановка задачи в корпортале позволяет всего этого избежать, значительно повысив исполнительскую дисциплину. При этом времени на постановку задач зачастую требуется меньше, чем в «классическом» варианте.

Механизм имеет возможность гибких настроек, включая, например, уровни доступа к документам, касающихся отдельной задачи или проекта, в которую она включена. Можно сделать задачу и связанные с ней документы видимыми только тем сотрудникам, которые вовлечены в ее выполнение. И легко настраивать, кто из них имеет возможность добавлять, вносить правки и т.д.

В рамках работы над проектами этапы, которые он проходит, указываются в календарном графике. Руководитель в любой момент времени может быстро проконтролировать ход работы и оценить выполнение, внести необходимые коррективы, поставить новые задачи.

Компаниям, которые созрели для автоматизации бизнес-процессов, предлагается особый инструмент. Среди «предустановленных» задач – такие, к примеру, как оформление отпусков и командировок, утверждение и оплата счетов, закупки и т.д. Простой в использовании редактор позволяет проектировать собственные бизнес-процессы компании. Имеются отдельные готовые отраслевые решения для магазинов запчастей, учреждений образования, строительных организаций и т.д.

В процессе прохождения документов по цепочке, их визирования, сотрудники (бухгалтерии, отдела закупок и т.д.) автоматически получают те задачи, которые они должны выполнить. Руководство же может на любом этапе контролировать весь процесс.

Помимо прочего, ведется база партнеров и заказчиков компании, фиксируются все связанные с ними события: звонки, переписка, встречи и т.д.

И, разумеется, в корпоративных порталах в максимально удобной форме представлена структура компании (что особенно ценно для предприятий с большим количеством работников, разнесенными территориально подразделениями, филиалами) и все необходимые контакты сотрудников. И все это помимо многочисленных средств коммуникации – сервиса мгновенных сообщений, блогов, видеопереговорных и т.д.

Ответственные сотрудники имеют возможность дистанционно заходить в свою рабочую область из дома, в дороге, в командировке для работы со своими проектами, задачами, документами. Весь трафик идет через защищенные протоколы, и в целом безопасность обеспечивается на всех этапах работы с корпорталом. Можно настроить такой доступ только для сотрудников с широкими полномочиями. Можно, помимо этого, использовать доступ исключительно с использованием хардварного ключа.

 Как упростить жизнь сотрудникам?

— Все пользуются Windows, Facebook, ВКонтакте, Одноклассниками. Для работы с корпоративным порталом от сотрудников не потребуется долгого, сложного обучения. Разработчики стремятся к тому, чтобы интерфейс был интуитивно понятен. Каждому из них показываются только те элементы, данные, настройки, которые нужны ему для работы.

Важнейшая задача, которую решают интранет-порталы, — построение эффективной совместной работы. Для этого предназначены многочисленные встроенные механизмы коммуникации, управления рабочими группами, хранилище документов. Касательно последнего – оно позволяет моментально найти нужный документ, к примеру, по номеру. И, разумеется, увидеть его, а тем более изменить, смогут только наделенные такими полномочиями сотрудники.

Одним из ключевых механизмов корпоративных порталов является обработка заявок. К примеру, на замену картриджа в принтере, закупки расходных материалов, канцелярских товаров и т.д. Или на бронирование на определенное время переговорной комнаты. Выбираете заявку — система определяет, что ее сделали вы, ответственному лицу назначается задача, приходит уведомление.

Интерактивная «Живая лента» объединяет все внутренние и внешние сервисы компании в едином инструменте информирования и работы. Она, в сочетании с официальной лентой новостей предприятия, видеообращениями руководства, видеоконференциями, блогами, сервисом мгновенных сообщений, рабочими группами решает вопрос формирования и поддержания корпоративной культуры.

Сервис «Есть идея» позволяет сотрудникам делать рацпредложения, максимально раскрывая свой потенциал и при этом не отвлекая начальство от текущих задач.

Корпорталы также позволяют упростить задачу обучения и адаптации новых сотрудников. Помимо названных выше механизмов коммуникации и получения информации о компании, в систему можно импортировать готовые обучающие курсы, создавать новые, гибко настраивать, отслеживать прогресс каждого из работников.

В целом корпоративный портал обойдется дешевле использования отдельных программных продуктов, так как влечет меньше затрат на обучение, поддержку и т.д. И лучше всего развеять сомнения об эффективности такой системы позволяет предоставляемая компаниям возможность пробного тестирования.

Пробная версия 1С-Битрикс: Корпоративный портал доступна по адресу: www.1c-bitrix.ru/download/intranet.php. Ее дополняет инсталлятор для быстрого развертывания продукта в среде Windows и Linux.