Управление задачами в Битрикс24 | BlueOcean

Как задействовать механизм задач в работе своей компании

Сегодня хочется поделиться нашим видением, как правильно использовать в своей компании механизм «Задачи» продукта Битрикс24 (в принципе, он универсален, и подойдет и для других платформ), а также краткой инструкцией по использованию механизма задач у себя в компании.

Хочется сразу на берегу обозначить наше глубокое убеждение, которые заключаются в том, что Задачи – это точна одна из черепах, на которых стоит все управленческое программное обеспечение в компании.

Дело в том, что много раз приходилось слышать возражения «нам не нужно управления задачами, переносить их в систему и там вести». Однако практически во всех случая получалось переубедить, когда мы начинали уточнять, а как все-таки руководитель (или сотрудник) отмечает себе необходимость что-то сделать или проконтролировать. Тут-то хаус и начинается: все мы видели мониторы обклеенные стикерами, которые ни к чему хорошему не ведут. И беда просто, если это монитор руководителя.

Причем не важно какой техникой таймменеджмента пользоваться. Допустим это проверенный временем GTD (https://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done). Там, к примеру есть тип задач, которые надо делегировать кому-то и отменить контрольную дату выполнения. Т.е. система должна при наступлении этой даты просигнализировать о необходимости контроля (а может быть за день или за неделю до этой даты, если это дедлайн и нужно раньше).

А теперь давайте с этого базиса поднимемся на уровень выше, пусть это будет отдела продаж и работ с CRM. Что мы там видимо помимо карточке контактов, сделок, этапов воронки и прочего? – правильно, – задачи! Они могут называть по разному («звонок», «встреча», «подготовка КП» или что-то другое, но все это по-сути конкретизированные задачи).

Механизм задач, если внедрить в компании только его – уже принесет немалую пользу в структированности и осознанном управлении. Вы просто получите практически полную прозрачность работы в компании. И да, – будьте готовы, что вскроется масса «скелетов в шкафах» 🙂 Или не вскроется, потому что некоторые сотрудники будут этому нововведению очень рьяно и аргументированно сопротивляться.

Просто пусть это будет как триггер на более скурпулёзную проверку, – если кто-то из коллег очень не хочет автоматизации работы с задачами 🙂

Другими словами «правильные» руководители сами хотят запустить у себя работу с задачами, а для всех остальных есть отличный термин в книгах Юрия Мороза (https://vk.com/russmoroz) – «бракованные» или давайте по-мягче скажем: «временно заблуждающиеся» 🙂

Продолжим про ценность запуска единого управления задачами (по сути – коммуникаций между всеми отделами компании, включая маркетинг, продажи, производство, финансы и др.).

Возьмем, к примеру, случай, когда компания активно работает со своей онлайн-репутацией. В этом случае она отлеживает в том числе и появление негатива и дальше этот негатив нужно отработать (наверняка вы не раз видели в интернет, когда была жалоба, далее кто-то от компании пришел, извинился, сказал, что сейчас все решит и отпишется – и после этого пропал, – так вот это пример тех компаний, у которых не отложен именно внутренний процесс отработки найденного в Интернете негатива).

А должно быть, например, вот так: после того, как специалисты по работе с репутацией нашли, к примеру, негативный отзыв, – в Битрикс24 должна быть заведена Задача, у которой сразу же появляется ответственный и срок выполнения. При этом гибкость работы с задачами нам тут очень понадобится – к решению можно привлечь других сотрудников компании (например из производственного отдела), получить их комментарии и уже аргументированно ответить тому самому, недовольному пользователю.

Многие меня здесь поправят (пишите свои комментарии к посту, – обязательно подискутирую), что это идеальный и сильно-упрощенный вариант. Ну конечно упрощенный и конечно в каждом случае нужно прорабатывать ситуацию в деталях. К примеру, конечно же надо ввести важность обращений, чтобы дальше построить очередь по обработке. Важность, как правило рассчитывается по уникальной формуле, которая учитывает специфичные особенности работы конкретной компании.

Во вложении к посту один из жизненных вариантов типизации задач, попробуйте «приложить» его к своей компании, – поверьте, многое обязательно совпадет.

https://1drv.ms/b/s!AsbkytvfFJy4gZ87be0erhaG0_AsJg

А на сегодня новостей большей нет, – до завтра! 🙂 🐟